Microsoft Teamsで投稿された内容からGoogle Workspaceにグループにメンバーを追加する

■概要

Microsoft Teamsのチャネルでメンバー追加の依頼を受けた後、手動でGoogle Workspaceの管理画面を開き、グループにメンバーを追加する作業は手間がかかる上に、対応漏れや入力ミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿をきっかけに、投稿内容から情報を抽出してGoogle Workspaceのグループへメンバーを自動で追加するため、これらの課題を解消し、より迅速で正確な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsを起点にGoogle Workspaceのグループ管理を行っている情報システム担当者の方
• メンバーの追加作業を手作業で行っており、対応漏れや設定ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• プロジェクトや部署ごとのアクセス権限付与を、よりスピーディーかつ効率的に行いたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿だけでGoogle Workspaceへのメンバー追加が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業での転記や設定が不要になるため、ユーザーの追加間違いや依頼の見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を設定し、Microsoft Teamsのメッセージ本文から、追加したいメンバーのメールアドレスなどの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションを設定し、抽出したメンバー情報を指定のグループに追加します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定で、監視対象としたいチャネルのIDを任意で設定してください。
• 「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、Microsoft Teamsのメッセージからメンバーのメールアドレスなど、どの情報を抜き出すかを任意で設定してください。
• Google Workspaceのオペレーションでは、追加先のグループIDと、Microsoft Teamsの投稿から抽出したユーザー情報を任意で設定してください。