Microsoft Teamsで投稿された内容からGoogle Workspaceのユーザー情報を更新する

■概要

Microsoft Teamsのチャネルで共有された人事情報などを、都度Google Workspaceのユーザー情報に手作業で反映させていませんか。この作業は単純ですが、対応漏れや入力ミスが発生しやすく、担当者にとっては見過ごせない業務の一つです。このワークフローは、Microsoft Teamsの特定のチャネルへの投稿をきっかけに、投稿内容から必要な情報を抽出して、Google Workspaceのユーザー情報を自動で更新します。手作業による更新の手間を省き、正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ・Microsoft TeamsとGoogle Workspaceを併用し、情報連携に手間を感じている情報システム担当者の方
• ・手作業によるユーザー情報の更新で、ミスや対応漏れなどの課題を抱えている人事・総務担当者の方
• ・SaaS間の定型的なデータ連携を自動化し、ノンコア業務の時間を削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ・Microsoft Teamsへの投稿を起点にユーザー情報が自動で更新されるため、これまで手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
• ・人の手によるコピー＆ペースト作業が不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. 1.はじめに、Microsoft TeamsとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 2.次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 3.続いて、オペレーションの「テキストからデータを抽出する」を使用して、Microsoft Teamsの投稿内容から、更新に必要なユーザー情報（氏名、部署など）を抽出します。
4. 4.最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザー情報を更新」アクションを設定し、3で抽出した情報をもとに該当ユーザーのデータを更新します。

■このワークフローのカスタムポイント

• ・Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の起動対象としたいチャネルのIDを任意で設定してください。
• ・「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、投稿されたメッセージのどの部分を、どの項目として抽出するかを任意で設定してください。
• ・Google Workspaceのオペレーションでは、抽出した情報をもとに、どのユーザーの情報を更新するかを特定するためのユーザーID（メールアドレスなど）を指定してください。