毎週決まった曜日にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Outlookで共有

■概要

毎週の定例報告などで特定のフォルダにあるファイル一覧を手作業でリストアップし、メールで共有する作業に時間を取られていませんか。この作業は単純ですが、ファイルの見落としや宛先の間違いといったミスが許されないため気を遣う業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてBoxのファイル一覧を自動で取得しOutlookで関係者に共有するため、こうした定期的な報告業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとOutlookを利用しており、定期的なファイル共有をもっと効率化したい方
• 手作業での情報共有による、ファイルの添付漏れや共有忘れなどのミスをなくしたいチームリーダー
• ノンコア業務を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎週決まった時間に自動で処理が実行されるため、これまで手作業での確認やメール作成に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手による作業を介さないため、ファイルの見落としや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで実行したい曜日や時間を設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したファイル一覧の情報を含めたメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、実行したい曜日や時間を任意で設定できます。例えば「毎週月曜日の午前9時」のような指定が可能です。
• Outlookのメール送信アクションでは、宛先（To, CC, BCC）や件名、本文を自由にカスタマイズできます。
• メール本文には固定の文章だけでなく、前のステップで取得したBoxのファイル一覧を変数として埋め込み、動的な内容を送信することも可能です。

■注意事項

• Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。