Yoomフォームの回答内容をJUST.DBに登録しOutlookに通知する

■概要

フォームからの問い合わせやアンケートへの対応時、その内容を手動でデータベースに転記し、担当者へメールで通知する作業に手間を感じていませんか。このような手作業は、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームへの回答をトリガーとして、JUST.DBへのデータ登録とOutlookでの関係者への通知が自動で完了するため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Yoomフォームで受け付けた情報をJUST.DBで管理しており、手入力の手間を削減したい方
• フォームに回答があるたびに、Outlookを使って手動で関係者へ共有している担当者の方
• 問い合わせ対応におけるリードタイムの短縮と、ヒューマンエラーの防止を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• Yoomフォームへの回答送信からJUST.DBへの登録、Outlookでの通知までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JUST.DBとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでJUST.DBを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、フォームの回答内容をデータベースに登録します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、登録内容を関係者へ自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、問い合わせやアンケートなど、用途に合わせて質問項目をカスタマイズしてください。
• JUST.DBでレコードを追加するアクションでは、どのフィールドにフォームのどの回答内容を登録するかを、変数を用いて柔軟に設定できます。
• Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、フォームの回答内容を変数として本文に含めることも可能です。

■注意事項

• JUST.DB、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。