【簡単設定】Google Workspaceのデータをkintoneに自動的に連携する方法

「Google Workspaceの情報更新するたびに、kintoneにも同じ情報を入力するのは手間…。」

「新しいメンバーが増えるたび、複数のシステムに同じ情報を登録するのが面倒…。」

そんな思いを抱えていませんか？
複数のツールを使っていると、情報の更新や登録作業には時間がかかり手間ですよね。また、手作業による少しのミスが業務の遅延につながることも...

そんな課題の解決に、Google Workspaceとkintoneの連携が役立つかもしれません！

連携により、こうした煩雑な作業が自動化できるため、業務負担をグッと軽減できるでしょう。

本記事では、具体的な連携フローの作成方法を詳しく解説。設定が難しそうに感じるかもしれませんが、実はとても簡単。
ぜひ最後までチェックして連携フローを活用し、手作業を削減して業務効率を改善しましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGoogle Workspaceとkintoneの連携が可能です。YoomにはあらかじめGoogle Workspaceとkintoneを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識がなくても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、kintoneにも追加する

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■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、kintoneにも追加する」ワークフローは、従業員情報の管理に役立ちます。
アカウント発行と同時にkintoneに従業員情報が自動で追加されるため、作業負担が軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを活用してユーザー管理を行っている方
・Google Workspaceで新しいユーザーが追加された際、その情報を迅速に他のシステムと連携させたい方
・kintoneを利用して業務プロセスを管理している方
・kintoneに新しいユーザーをスピーディに反映させたいと考えている方
・手動でのユーザー管理に手間を感じている方

■注意事項
・Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Workspaceとkintoneを連携してできること

Google WorkspaceとkintoneのAPIを連携すれば、Google Workspaceのデータをkintoneに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。

1. Google Workspaceでユーザーが登録されたら、kintoneにも追加する

Google Workspaceでユーザー情報が登録されたら、kintoneに情報を自動追加するフローです。
同じ情報を再度入力する手間を省き、業務負担をグッと軽減するでしょう。従業員情報を管理する総務担当者や事務担当者などにおすすめです。

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、kintoneにも追加する

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■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、kintoneにも追加する」ワークフローは、従業員情報の管理に役立ちます。
アカウント発行と同時にkintoneに従業員情報が自動で追加されるため、作業負担が軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを活用してユーザー管理を行っている方
・Google Workspaceで新しいユーザーが追加された際、その情報を迅速に他のシステムと連携させたい方
・kintoneを利用して業務プロセスを管理している方
・kintoneに新しいユーザーをスピーディに反映させたいと考えている方
・手動でのユーザー管理に手間を感じている方

■注意事項
・Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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2. Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら、kintoneも更新する

Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら、kintoneの情報も自動更新するフローです。
連携によってユーザー情報の更新がスムーズになり、異なるツール間の情報を一貫して管理できるようになるでしょう。これにより、社内の情報を最新の状態に保ち、業務全体の効率化に期待できます。

Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら、kintoneも更新する

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■概要
「Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら、kintoneも更新する」ワークフローは、情報更新作業の手間を削減します。
自動で情報が更新されるので、更新漏れなどの人的エラーを軽減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを利用してユーザー情報を管理している企業の方
・Google Workspaceで管理しているユーザー情報を他のシステムと連携させたいと考えている方
・kintoneを活用して業務アプリケーションを運用している企業
・kintoneを利用して情報管理を行っているが、他システムとのデータ同期が手間だと感じている方
・手動でのユーザー情報更新に時間や労力をかけたくないと考える方

■注意事項
・Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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3. フォームの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加して、kintoneにも追加する

フォームで受信した情報を基に、Google Workspaceに新規ユーザーを自動登録し、その情報をkintoneにも同期するフローです。
各システムへの手入力の手間を省くことができ、業務効率を改善しつつ、人為的ミスも削減できるでしょう。

フォームの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加して、kintoneにも追加する

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■概要
「フォームの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加して、kintoneにも追加する」ワークフローは、アカウント発行業務とデータ管理を効率化します。
フォームに必要な情報を送信するだけで、自動でアカウント発行とデータの追加が完了するため、作業漏れのリスクを軽減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを活用して企業内でのアカウント管理を行っている方
・新しい従業員が入社するたびにGoogle Workspaceに手動でユーザーアカウントを追加している方
・迅速に新規ユーザーをGoogle Workspaceに追加し、kintoneにも反映させたいと考えている方
・フォームの情報をもとに自動的にユーザー情報を各ツールに登録したい方
・企業内でkintoneを使って情報管理をしている方

■注意事項
・Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google Workspaceとkintoneの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくGoogle Workspaceとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle Workspaceとkintoneの連携を進めていきます。

Yoomをまだ利用していない方は、まずはこちらから無料登録をお願いします。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう！

[Yoomとは]

今回は、「Google Workspaceでユーザー情報が登録されたら、kintoneにも追加する」フローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• Google Workspaceとkintoneをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Google Workspaceのトリガー設定と、その後の各アクション設定
• トリガーをONにし動作確認

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、kintoneにも追加する

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■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、kintoneにも追加する」ワークフローは、従業員情報の管理に役立ちます。
アカウント発行と同時にkintoneに従業員情報が自動で追加されるため、作業負担が軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを活用してユーザー管理を行っている方
・Google Workspaceで新しいユーザーが追加された際、その情報を迅速に他のシステムと連携させたい方
・kintoneを利用して業務プロセスを管理している方
・kintoneに新しいユーザーをスピーディに反映させたいと考えている方
・手動でのユーザー管理に手間を感じている方

■注意事項
・Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：Google Workspaceとkintoneをマイアプリ連携

はじめに、使用するアプリをYoomと連携していきます。
事前に連携しておくことで、フローの設定がスムーズにできます。

(1) Yoomにログイン後、画面左欄にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「＋新規接続」をクリックしてください。

(2) マイアプリの新規接続一覧から、Google Workspaceを選択肢ます。

(3) 以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。

(4) Yoomと連携するアカウントを選択し、ログインしましょう。
※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなってます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

(5) 次にkintoneのマイアプリ連携を行います。(1)と同様に、新規接続一覧からkintoneを選択します。

(6)「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい連携方法はこちらを参考にしてください。

これで各アプリのマイアプリ連携完了です！

ステップ2:テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようにテンプレートを用意しているので、まずはこちらをコピーしましょう。以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、kintoneにも追加する

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■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、kintoneにも追加する」ワークフローは、従業員情報の管理に役立ちます。
アカウント発行と同時にkintoneに従業員情報が自動で追加されるため、作業負担が軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを活用してユーザー管理を行っている方
・Google Workspaceで新しいユーザーが追加された際、その情報を迅速に他のシステムと連携させたい方
・kintoneを利用して業務プロセスを管理している方
・kintoneに新しいユーザーをスピーディに反映させたいと考えている方
・手動でのユーザー管理に手間を感じている方

■注意事項
・Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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コピーすると、テンプレートが以下のようにYoom管理画面にコピーされるので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。

ステップ3:Google Workspaceのトリガーを設定

まずはフローボットを起動させるためのトリガー設定を行います。
(1)コピーしたテンプレートの、「ユーザーが登録されたら」をクリックしてください。

(2) クリックすると以下のような画面に移ります。
連携アカウント情報にはステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。連携したいアカウント情報で間違いないかを確認をしましょう。タイトルは必要に応じて変更可能です。トリガーアクションはそのままにし、次に進みましょう！

(3) 次に、API接続設定です。
Google Workspaceにユーザーを新規登録し、「テスト」を行ってください。。
※このテストでは、APIを使用したGoogle WorkspaceとYoomの連携確認を行います。

(4) (3)と同じように、「テスト」をクリックします。
※このテストでは、先ほどテスト用に新規登録したユーザーのメールアドレスとユーザーIDの情報が、アウトプットとして取得されます。

「テスト成功」を確認後、「保存」しましょう。

※アウトプットについて
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

ステップ4:GoogleWorkspaceと連携してユーザーを検索する設定

続いて、Google Workspaceに新規追加されたユーザーを、検索する設定を行います。
(1) 下図赤枠の、「ユーザーを検索」をクリックしてください。

(2) 以下の画面が表示されるので、連携するアカウント情報に誤りがないかを確認しましょう。アクションは「ユーザーを検索」のままにし、「次へ」をクリックします。

(3) 次にAPI接続設定です。
検索項目とキーワードが、デフォルトで下記のように設定されています。テンプレートを使用しているため、このままの設定で問題ないです。

キーワードが空欄の場合は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットの、「ユーザーが登録されたら」の中から選択しましょう。

(4) 設定完了後、「テスト」を実行し、Google Workspaceに登録したユーザー情報が正しく取得されることを確認してください。確認後、保存しましょう。

ステップ5:kintoneにレコードを追加する設定

続いて、Google Workspaceに登録された情報を基に、kintoneにレコードを追加する設定を行います。
(1) 下図赤枠の「レコードを追加する」をクリックしてください。

(2) 以下の画面が表示されるので、アカウント情報がYoomと連携するアカウントで間違いがないかを確認しましょう。タイトルは必要に応じて変更し、実行アクションは「レコードを追加する」を選択します。

アプリIDは、入力欄をクリックすると連携したアカウントから候補が表示されます。候補からレコードを追加したいアプリを選択し、「次へ」をクリックしてください。

(3) 次にデータベース操作の詳細設定を行います。
ここでは、自動で追加するレコードの値を指定します。
各項目の入力欄をクリックすると、先ほどGoogle Workspaceから取得した情報が表示されます。アウトプットを用いて設定することで、Google Workspaceにユーザー登録した情報を基に、kintoneにレコードを追加できるようになります。

必要項目全ての設定が終わったら「テスト」を実行し、正しくkintoneにレコードが追加されることを確認してください。確認後、保存しましょう。

ステップ6:トリガーをONにし、動作確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。「トリガーをON」をクリックし、フローボットが正常に動作することを確認しましょう。

以上が、「Google Workspaceでユーザー情報が登録されたら、kintoneにも追加する」フローボットの作成手順でした！

kintoneのデータをGoogle Workspaceに連携したい場合 

今回はGoogle Workspceからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneからGoogle Workspaceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

1. kintoneの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

kintoneの情報を基に、Google Workspaceに新規ユーザーを自動追加するフローです。
連携により、同じ情報を再度入力する手間を省き、ユーザー登録作業にかかる負担をグッと削減できるでしょう。

kintoneの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

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■概要
「kintoneの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する」ワークフローは、新入社員へのアカウント発行業務を効率化します。
kintone上でワンクリックするだけでアカウント発行できるため、作業負担が軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して業務管理を行っている方
・新しい従業員情報を迅速にGoogle Workspaceに反映させたい方
・手動でのユーザー追加作業に時間がかかりすぎている方
・Google Workspaceをチームで利用している企業
・Google Workspaceのユーザー管理を簡略化したいと考えている方
・スピーディに新入社員やメンバーのアカウントを作成したい方

■注意事項
・kintoneとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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2. kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行

kintoneにレコードが登録されたら、Google Workspaceにもその情報を同期するフローです。
Google Workspaceのアカウント発行にかかる手間を省きつつ、発行漏れやミスといった人為的ミスを防ぎます。アカウント発行後にオペレーションを追加すれば、作成したアカウント情報をメールやチャットツールに送付することも可能です。

kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行

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kintoneにレコードが登録されたら、登録されたレコード情報でGoogle Workspaceアカウントを新たに発行します。

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Google WorkspaceやkintoneのAPIを使ったその他の自動化例

kintoneとの連携以外でも、Google WorkspaceのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあれば、ぜひこちらもお試しください！

Google Workspaceを使った便利な自動化例

Google Workspaceの情報を基に、さまざまな他のデータベースにもその情報を同期することが可能です。逆に、他のツールの情報を基に、Google Workspaceの情報を更新することもできます。

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogleWorkspaceに新規ユーザーを登録

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ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請のワークフローが承認されたら、申請項目の情報でGoogleWorkspaceにユーザーを登録します。

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Google Workspaceで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する

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Google Workspaceで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成するです。

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Google Workspaceで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成する

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Google Workspaceで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。

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SmartHRで従業員が削除されたらGoogle Workspaceからユーザーを削除する

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SmartHRで従業員が削除されたらGoogle Workspaceからユーザーを削除するフローです。

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Slackで投稿された内容からGoogle Workspaceにグループにメンバーを追加する

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■概要
「Slackで投稿された内容からGoogle Workspaceにグループにメンバーを追加する」ワークフローは、Slack上での特定の投稿をトリガーにして、Google Workspace内の指定グループに自動的にメンバーを追加する業務ワークフローです。
このフローにより、正確なメンバー管理が可能となり、業務の生産性向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に活用しており、Google Workspaceとの連携を強化したいIT担当者の方
・チームのメンバー管理を効率化し、手動での追加作業に時間を取られている管理者の方
・Google Workspaceのグループ管理を自動化し、業務フローの最適化を図りたいビジネスユーザーの方
・Yoomを利用して既存の業務ワークフローにさらなる自動化を導入したい方
・チームコミュニケーションと管理業務を一元化し、業務効率を高めたい経営者の方

■注意事項
・Slack、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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kintoneを使った便利な自動化例

他のさまざまなツールの情報を基に、kintoneの情報を追加・更新したり、kintoneの情報を他のツールに通知したりすることも可能です。

Googleスプレッドシートで行が追加されたらkintoneにレコードを追加する

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらkintoneにレコードを追加するフローです。

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Googleフォームの回答をkintoneに登録

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Googleフォームから回答が送信されたら、その情報をkintoneに登録します。

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kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成

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kintoneにレコードが登録されたら、そのレコード情報でGoogle Driveにフォルダを自動的に作成します。

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Sansanで名刺情報が更新されたら、kintoneのデータも更新する

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■概要
「Sansanで名刺情報が更新されたら、kintoneのデータも更新する」ワークフローは、顧客情報の管理を効率化するための業務ワークフローです。
顧客情報の手動更新には時間や手間がかかりますが、このワークフローを使えば、Sansanで名刺情報が変更されるたびに、自動的にkintoneにもその情報が反映されます。
これにより、データの一貫性を保ちながら、作業速度の向上が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Sansanを利用して名刺情報を管理している営業チームの方
・名刺情報を手動でkintoneに入力する作業時間を短縮したい方
・営業活動を効率化したいと考えている担当者の方
・kintoneとSansanを連携させて業務改善を図りたい企業のIT担当者の方

■注意事項
・Sansan、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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kintoneでレコードが編集されたらLINE WORKSに通知

試してみる

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kintoneでレコードが編集されたら、LINEWORKS(ラインワークス)の特定のトークルームに通知をします

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終わりに

いかがでしたか？Google Workspaceとkintoneを連携することで、手作業による更新漏れやヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることができるでしょう。Yoomを活用すれば、プログラミング不要で連携が完了。業務の手間を大幅に削減し、よりスマートな働き方を実現できるはず。

Yoomなら、専門知識不要で、誰でも簡単にGoogle Workspaceとkintoneの連携を実現できます。
「本当に簡単にできるの...？」「ちょっと試してみたいかも...」と思った方！ぜひ、まずは無料アカウントを作成してみてください。登録はたったの30秒で完了！登録後はすぐにGoogle Workspaceとkintoneの自動連携を体験できます。

今すぐ無料でアカウントを発行する

フローはカスタマイズできるので、ぜひ自社の業務に合った連携フローを作ってみてくださいね。

忙しい日々の中でも、Yoomなら時間をあまりかけず、簡単に連携フローの設定が可能。Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしましょう！
ぜひ本記事を参考に、自動化による効率的な業務フローを実現してみてください。