【簡単設定】Google Workspaceのデータをkintoneに自動的に連携する方法

2. Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら、kintoneも更新する

Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら、kintoneの情報も自動更新するフローです。
連携によってユーザー情報の更新がスムーズになり、異なるツール間の情報を一貫して管理できるようになるでしょう。これにより、社内の情報を最新の状態に保ち、業務全体の効率化に期待できます。

3. フォームの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加して、kintoneにも追加する

フォームで受信した情報を基に、Google Workspaceに新規ユーザーを自動登録し、その情報をkintoneにも同期するフローです。
各システムへの手入力の手間を省くことができ、業務効率を改善しつつ、人為的ミスも削減できるでしょう。

‍Google Workspaceとkintoneの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくGoogle Workspaceとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle Workspaceとkintoneの連携を進めていきます。

Yoomをまだ利用していない方は、まずはこちらから無料登録をお願いします。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう！

[Yoomとは]

今回は、「Google Workspaceでユーザー情報が登録されたら、kintoneにも追加する」フローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• Google Workspaceとkintoneをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Google Workspaceのトリガー設定と、その後の各アクション設定
• トリガーをONにし動作確認

ステップ1：Google Workspaceとkintoneをマイアプリ連携

はじめに、使用するアプリをYoomと連携していきます。
事前に連携しておくことで、フローの設定がスムーズにできます。

(1) Yoomにログイン後、画面左欄にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「＋新規接続」をクリックしてください。

(2) マイアプリの新規接続一覧から、Google Workspaceを選択肢ます。

(3) 以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。

(4) Yoomと連携するアカウントを選択し、ログインしましょう。
※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなってます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

(5) 次にkintoneのマイアプリ連携を行います。(1)と同様に、新規接続一覧からkintoneを選択します。

(6)「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい連携方法はこちらを参考にしてください。

これで各アプリのマイアプリ連携完了です！

ステップ2:テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようにテンプレートを用意しているので、まずはこちらをコピーしましょう。以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

コピーすると、テンプレートが以下のようにYoom管理画面にコピーされるので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。

ステップ3:Google Workspaceのトリガーを設定

まずはフローボットを起動させるためのトリガー設定を行います。
(1)コピーしたテンプレートの、「ユーザーが登録されたら」をクリックしてください。

(2) クリックすると以下のような画面に移ります。
連携アカウント情報にはステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。連携したいアカウント情報で間違いないかを確認をしましょう。タイトルは必要に応じて変更可能です。トリガーアクションはそのままにし、次に進みましょう！

(3) 次に、API接続設定です。
Google Workspaceにユーザーを新規登録し、「テスト」を行ってください。。
※このテストでは、APIを使用したGoogle WorkspaceとYoomの連携確認を行います。

(4) (3)と同じように、「テスト」をクリックします。
※このテストでは、先ほどテスト用に新規登録したユーザーのメールアドレスとユーザーIDの情報が、アウトプットとして取得されます。

「テスト成功」を確認後、「保存」しましょう。

※アウトプットについて
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

ステップ4:GoogleWorkspaceと連携してユーザーを検索する設定

続いて、Google Workspaceに新規追加されたユーザーを、検索する設定を行います。
(1) 下図赤枠の、「ユーザーを検索」をクリックしてください。

(2) 以下の画面が表示されるので、連携するアカウント情報に誤りがないかを確認しましょう。アクションは「ユーザーを検索」のままにし、「次へ」をクリックします。

(3) 次にAPI接続設定です。
検索項目とキーワードが、デフォルトで下記のように設定されています。テンプレートを使用しているため、このままの設定で問題ないです。

キーワードが空欄の場合は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットの、「ユーザーが登録されたら」の中から選択しましょう。

‍(4) 設定完了後、「テスト」を実行し、Google Workspaceに登録したユーザー情報が正しく取得されることを確認してください。確認後、保存しましょう。

ステップ5:kintoneにレコードを追加する設定

続いて、Google Workspaceに登録された情報を基に、kintoneにレコードを追加する設定を行います。
(1) 下図赤枠の「レコードを追加する」をクリックしてください。

(2) 以下の画面が表示されるので、アカウント情報がYoomと連携するアカウントで間違いがないかを確認しましょう。タイトルは必要に応じて変更し、実行アクションは「レコードを追加する」を選択します。

アプリIDは、入力欄をクリックすると連携したアカウントから候補が表示されます。候補からレコードを追加したいアプリを選択し、「次へ」をクリックしてください。

(3) 次にデータベース操作の詳細設定を行います。
ここでは、自動で追加するレコードの値を指定します。
各項目の入力欄をクリックすると、先ほどGoogle Workspaceから取得した情報が表示されます。アウトプットを用いて設定することで、Google Workspaceにユーザー登録した情報を基に、kintoneにレコードを追加できるようになります。

必要項目全ての設定が終わったら「テスト」を実行し、正しくkintoneにレコードが追加されることを確認してください。確認後、保存しましょう。

ステップ6:トリガーをONにし、動作確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。「トリガーをON」をクリックし、フローボットが正常に動作することを確認しましょう。

以上が、「Google Workspaceでユーザー情報が登録されたら、kintoneにも追加する」フローボットの作成手順でした！

kintoneのデータをGoogle Workspaceに連携したい場合 

今回はGoogle Workspceからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneからGoogle Workspaceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

1. kintoneの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

kintoneの情報を基に、Google Workspaceに新規ユーザーを自動追加するフローです。
連携により、同じ情報を再度入力する手間を省き、ユーザー登録作業にかかる負担をグッと削減できるでしょう。

2. kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行

kintoneにレコードが登録されたら、Google Workspaceにもその情報を同期するフローです。
Google Workspaceのアカウント発行にかかる手間を省きつつ、発行漏れやミスといった人為的ミスを防ぎます。アカウント発行後にオペレーションを追加すれば、作成したアカウント情報をメールやチャットツールに送付することも可能です。

Google WorkspaceやkintoneのAPIを使ったその他の自動化例

kintoneとの連携以外でも、Google WorkspaceのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあれば、ぜひこちらもお試しください！

Google Workspaceを使った便利な自動化例

Google Workspaceの情報を基に、さまざまな他のデータベースにもその情報を同期することが可能です。逆に、他のツールの情報を基に、Google Workspaceの情報を更新することもできます。

kintoneを使った便利な自動化例

他のさまざまなツールの情報を基に、kintoneの情報を追加・更新したり、kintoneの情報を他のツールに通知したりすることも可能です。

終わりに

いかがでしたか？Google Workspaceとkintoneを連携することで、手作業による更新漏れやヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることができるでしょう。Yoomを活用すれば、プログラミング不要で連携が完了。業務の手間を大幅に削減し、よりスマートな働き方を実現できるはず。

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