■概要

ウェビナー開催にあたり、Gmailで受け付けた申し込み情報を都度Zoomに手動で登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると、自動で申込者の情報を読み取り、Zoomのウェビナーへ登録者として追加します。面倒な手作業を自動化し、スムーズなウェビナー運営を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受けた申し込みをZoomに手作業で登録しているウェビナー担当者の方
• ウェビナーの申し込み管理を効率化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
• 手作業による登録情報の入力ミスや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信トレイを常に確認し、Zoomへ手入力する作業が自動化され、これまで費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業での情報転記がなくなるため、名前やメールアドレスの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、トリガーとなったメールの本文から氏名や連絡先などを抽出します。
4. 最後に、オペレーションでZoomの「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を元に登録者を追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ご利用のGmailアカウント、およびZoomアカウントをYoomに連携してください。
• Gmailのトリガー設定では、どのメールを対象とするか、特定のラベルを指定してください。
• AI機能のアクションでは、メール本文から抽出したい項目（氏名、会社名、メールアドレスなど）を任意に設定してください。
• Zoomのアクションでは、登録者を追加したいウェビナーのIDを正しく指定してください。