Notionのステータスを更新したら、Google Driveでファイルを移動させる

■概要

Notionでプロジェクト管理を行う中で、ステータスの更新に合わせてGoogle Drive上のファイルを都度手作業で移動させていませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの移動漏れや格納場所の間違いといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Notionのステータス更新をきっかけに、関連するファイルをGoogle Driveの指定フォルダへ自動で移動させることができます。これにより、ファイル管理の手間とミスを削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理を効率化したいと考えている方
• プロジェクトのステータスに応じて、手動でファイルを整理しているチームリーダーの方
• 手作業によるファイルの移動漏れや、格納ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionのステータスが更新されると自動でファイルが移動するため、これまでファイル整理に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、より正確なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベースのアイテムが更新されたら」アクションを設定し、特定のステータスへの変更を検知します。
3. 次に、オペレーションで「繰り返し処理」を設定し、トリガーで取得した更新情報を一つずつ処理できるようにします。
4. 続いて、オペレーションでNotionのアクションを設定し、更新されたアイテムからファイル名などの情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルを移動する」アクションを設定し、ファイルを指定のフォルダへ移動させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、フローを起動させる条件となるデータベースや、変更後のステータスを任意で設定してください。
• Google Driveのオペレーション設定では、ファイルの移動先となるフォルダを、プロジェクトの進捗状況など運用に合わせて任意に指定してください。

■注意事項

• NotionとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Notionにあらかじめ「ステータス」と「ファイルID」の項目をつくっておく必要があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。