Gmailで受信したPDFファイルをXLS形式に変換し、Microsoft Sharepointに格納する

‍■概要

請求書やレポートなど、メールで受信するPDFファイルを手作業でExcel（XLS）形式に変換し、所定のフォルダへ保存する業務は手間がかかる上に、転記ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、PDFからXLSへの変換とMicrosoft SharePointへの格納を自動化できます。定型的なファイル変換（convert）作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したPDFファイルを手作業でXLSに変換（convert）し、管理している方
• PDFから表データを抽出しExcelに転記する作業に、多くの時間を費やしている方
• Microsoft SharePointへのファイル格納を自動化し、業務全体の効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFをXLS形式に変換して保存する一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、転記ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、PDFファイルが添付されたメールの件名や送信元などを指定します。
3. 次に、オペレーションで「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを利用して、メールに添付されたPDFファイルをXLS形式に変換します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたXLSファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「ブラウザを操作する」オペレーションでは、ファイル変換に利用するWebサイトのURLや、ファイルのアップロード、変換ボタンのクリックといった一連の操作手順を任意で設定できます。
• Microsoft SharePointへのファイルアップロードでは、格納先のサイトやフォルダを自由に指定できるほか、ファイル名にメールの件名や受信日時といった情報を含めるなど、柔軟な設定が可能です。

■注意事項

• Gmail、Microsoft SharepointのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691