LINEで受け取った内容をPDFにまとめ、Outlookに送信する

■概要

LINE公式アカウントで受け取った問い合わせや申し込み内容を都度コピーして書類を作成し、メールで共有する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、LINE公式アカウントで特定のメッセージを受信するだけでその内容を元にしたPDF書類を自動で作成し、Outlookから指定の宛先に送信までを完結させることができるためこうした定型業務の負担を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• LINE公式アカウントでの顧客対応や情報収集を、より効率化したいと考えている方
• LINEで受け取った情報を手作業で書類にまとめ、Outlookで共有している方
• 定型的な情報共有プロセスを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• LINE公式アカウントでのメッセージ受信から書類発行、メール送信までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、メールの宛先・添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、LINE公式アカウント、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでLINE公式アカウントを選択し「ユーザーからメッセージを受けとったら」というトリガーアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、受け取ったメッセージ内容を元にPDF書類を発行します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行したPDFを指定の宛先にEメールで送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの書類発行では、自社のフォーマットに合わせたひな形を用意してください。
• Outlookからメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス・件名・本文などを任意の内容にカスタマイズできます。

■注意事項

• LINE、OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。