kintoneでレコードが登録されたら請求書を作成し、OneDriveに保存する

■概要

kintoneで管理している顧客情報や案件情報をもとに、都度請求書を作成してOneDriveへ保存する作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか？このワークフローを活用すればkintoneにレコードが登録されるだけで、Googleドキュメントのテンプレートを元にした請求書の自動作成からOneDriveへの保存までを完結できるため、毎月の請求業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneで顧客情報を管理し、手作業で請求書を作成している経理や営業担当の方
• 請求書の作成・管理業務における、転記ミスや保存漏れなどの課題を解消したい方
• 毎月発生する定型的な請求業務を自動化し、より付加価値の高い業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録を起点に請求書が自動で作成・保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記やファイル保存が不要になるため、入力間違いや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. kintone、Googleドキュメント、OneDriveをYoomと連携します。
2. トリガーでkintoneを選択し「レコードが登録されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコード情報を取得します。
4. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。
5. オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された請求書ファイルをアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、自動化の対象とするアプリを任意で設定できます。
• Googleドキュメントの書類発行アクションでは、自社のフォーマットに合わせた請求書のひな形を用意してください。
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダや保存時のファイル名を自由に設定可能です。

■注意事項

• kintone、Googleドキュメント、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。