■概要

契約書の発行業務において、入力フォームの内容を都度Microsoft Excelの雛形に転記し、作成後にGoogle Driveへ保存するなど、手作業が多く発生していませんか。このワークフローを活用すれば、フォーム入力だけで契約書の発行から保存までが自動化され、手作業による手間や転記ミスといった課題を解消し、よりスムーズな書類管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 入力フォームの情報をもとに、手作業で契約書を作成している法務・営業担当者の方
• Microsoft ExcelとGoogle Driveで書類管理をしており、手作業での連携に手間を感じている方
• 定型的な書類作成業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム入力から契約書発行、Google Driveへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや書類の保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、契約に必要な情報を取得するためのフォームを作成します。
3. 続いて、オペレーションで書類を発行機能を選択し、「Microsoft Excelで書類を発行する」アクションで、フォームで取得した情報をもとに契約書を自動生成します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、生成されたファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、契約書発行に必要な会社名や金額、契約日など、入力項目を任意にカスタマイズしてください。
• 書類を発行する機能では、お使いのMicrosoft Excelの雛形を設定し、フォームのどの情報をどのセルに反映させるかを指定できます。
• Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由に設定でき、ファイル名に会社名などの変数を含めることも可能です。

■注意事項

• Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。