クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、 Microsoft Teamsに通知する

■概要

クラウドサインで送信した契約書が取り消し・却下された際、すぐに気づけず対応が遅れてしまうことはありませんか？メール通知を見落としたり、関係者への連絡を手作業で行ったりすることで、重要な対応に遅れが生じるリスクがあります。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類が取り消し・却下された情報をトリガーに、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速な状況把握と対応が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインでの契約手続きが多く、書類のステータス管理に課題を感じている法務担当者の方
• 書類の取り消しや却下があった際の、社内への迅速な情報共有を徹底したいと考えている方
• Microsoft Teamsを主要なコミュニケーションツールとして活用しており、情報集約を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• クラウドサインでの書類ステータスの変更を自動で検知し、即時に通知するため、確認漏れや対応の遅延といったヒューマンエラーを防ぎます。
• これまで手動で行っていたステータスの確認や、関係者への連絡作業が不要になり、契約関連業務の効率化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、クラウドサインとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類が取り消し・却下されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、任意のチャネルに通知を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信したい任意のチャネルを設定することが可能です。
• 通知メッセージの本文は自由に編集でき、クラウドサインから取得した書類名や宛先などの情報を変数として埋め込むことで、より具体的な通知内容を作成できます。

■注意事項

• クラウドサインとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくは以下をご参照ください。https://jobcanwf.zendesk.com/hc/ja/articles/216413057