Slackの投稿内容をもとに、GoogleDriveのファイル説明を更新する

■概要

Slackで行ったファイルに関する申し送り事項を、都度Google Driveのファイル説明に手作業で転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、更新漏れや転記ミスが発生する原因にもなります。

このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、AIが投稿内容を解析し、該当するGoogle Driveのファイル説明を自動で更新できるため、こうした情報共有の課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SlackとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理をもっと効率的に行いたいと考えている方
• チーム内でのファイルに関する連絡や申し送り事項の周知徹底に課題を感じている方
• 手作業による情報更新をなくし、転記ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへの投稿だけでGoogle Driveのファイル情報が自動更新されるため、手作業での転記や情報反映にかかっていた時間を短縮できます。
• 人の手による作業が介在しなくなることで、入力内容の間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでSlackの投稿からファイル名や説明文などの情報を抽出します。
4. 続いて、Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定し、AIで抽出した情報を元に対象ファイルを検索します。
5. 最後に、Google Driveの「ファイル・フォルダの説明を更新」アクションを設定し、検索したファイルの説明文を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のアクションでは、Slackの投稿内容からどの情報を抽出するか、抽出項目を任意で設定してください。
• Google Driveのアクションでは、ファイル検索の条件や更新する説明文の内容に、前段のAI機能で抽出した値を「変数」として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Slack、GoogleDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。