■概要
複数のMicrosoft Excelファイルに散在するデータを手作業で集計し、報告用のGoogle スプレッドシートにまとめる作業は、時間と手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、フォームを送信するだけで、複数のMicrosoft Excelファイルからデータを自動で取得し、指定のGoogle スプレッドシートに集約することが可能になり、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数のMicrosoft Excelファイルでデータを管理しており、手作業での集計に課題を感じている方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや集計漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
- 日々の定型的なデータ集計業務を自動化し、分析などのコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 各Microsoft Excelファイルから自動でデータを取得し集約するため、手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータのコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや集計漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガーを設定し、フロー起動のきっかけとなるフォームを作成します。
- 続けて、オペレーションで、Microsoft Excelの「アイテムIDを取得」アクションを2つ設定し、集計したい各ExcelファイルのIDを取得します。
- 次に、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを2つ設定し、それぞれのファイルからデータを取得します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した複数のデータを指定のスプレッドシートにまとめて追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとして設定するフォームの項目は、ユーザーの要件に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft Excelのアクションでは、データ取得の対象となるファイルが保存されているドライブのIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、データを集約したいスプレッドシートのIDと、書き込み先のシート名を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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