Gmailの内容をもとに、ChatGPTで契約書の草案を作成してNotionに追加する

■概要

Gmailで受け取った依頼をもとに契約書を作成する際、内容のコピー＆ペーストや各ツールへの転記作業に手間を感じていないでしょうか。手作業では情報の入力ミスや、重要な依頼の見落としが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、AIがメール内容から必要な情報を抽出し、ChatGPTが契約書の草案を自動で生成、さらにNotionのデータベースに保存までを実行します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailやNotionで契約情報を管理しており、手作業での転記に課題を感じている方
• ChatGPTを活用した文書作成を、さらに効率化したいと考えている法務・営業担当者の方
• 定型的な契約書の作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信からNotionへの保存までが自動化され、手作業での情報転記やツール間の画面遷移に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、ChatGPTへの指示内容の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、ChatGPT、NotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文から契約に必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」を設定し、抽出した情報をもとに契約書の草案を作成するよう指示します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」を設定し、ChatGPTが生成した契約書草案をデータベースに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の起点としたいメールに付与するラベルを設定してください。
• AI機能によるテキスト抽出では、受信したメール本文や件名のどの部分から、どのような項目（例：会社名、契約期間など）を抽出するかを自由に設定できます。
• ChatGPTにテキストを生成させるためのプロンプトは、自社の契約書フォーマットに合わせて自由にカスタマイズでき、AIが抽出した情報を変数として組み込めます。
• Notionにレコードを追加する際、データベースの各プロパティに対して、前段のフローで取得した情報を割り当てるか、固定値を設定するかなどを柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Gmail、ChatGPT、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。