Googleフォームで回答が送信されたら、Gmailに通知する

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■概要

Googleフォームにお問い合わせやアンケートの回答があった際、都度フォームを確認する手間や、重要な回答を見逃してしまうことはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、指定した宛先にGmailで通知を自動送信できます。これにより、リアルタイムで回答を把握し、スピーディーな対応が可能になるため、機会損失のリスクを低減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Googleフォームで受け付けたお問い合わせに、より迅速な対応をしたいと考えている担当者の方
フォームの回答内容を関係者へ速やかに共有し、業務連携をスムーズにしたいと考えている方
手動での回答確認による、対応漏れや確認の遅れといった課題を解消したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Googleフォームに回答が送信されるたびにGmailへ自動で通知されるため、手動で確認する手間を省き、時間を有効活用できます。
回答の見落としや担当者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速で確実な対応の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知先のメールアドレスや本文などを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

通知のきっかけとなるGoogleフォームは、お問い合わせやアンケートなど、業務内容に合わせて自由に項目をカスタムしてください。
Gmailでメールを送るアクションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。また、件名や本文に、フォームの回答内容を埋め込むことも可能です。

■注意事項

‍‍Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133