Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Google ドキュメントに追加する

■概要

Outlookで受信する請求書や申込書などの添付ファイルを手動で開き、内容を別アプリに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的な業務は、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたファイルをOCR機能が自動で読み取り、その内容をGoogle ドキュメントへテキストとして追加するため、転記作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取る帳票の管理を手作業で行っており、業務を効率化したいと考えている方
• 添付ファイルの内容をGoogle ドキュメントに転記する作業で、入力ミスや漏れを減らしたい方
• メールの確認からデータ入力までの一連のタスクを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定のメールを受信後、添付ファイルのOCR処理からGoogle ドキュメントへの転記までを自動化し、作業時間を短縮します。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無によって後続の処理を分岐させます。
4. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを指定します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、起動条件となるメールの件名に含まれるキーワードや、対象とするメールフォルダIDを任意で設定できます。
• OCR機能では、添付ファイルから読み取りたい項目（会社名、金額、日付など）を任意で指定することが可能です。
• テキストを追加するGoogle ドキュメントのファイルは、ドキュメントIDを指定して任意のものに変更できます。また、追加するテキストは、OCRで取得した情報と固定の文言などを組み合わせて自由に作成できます。

■注意事項

• Outlook、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。