■概要
Googleフォームで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを、一つひとつ手作業で開き、内容をMicrosoft Excelに転記する作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルをOCR機能で自動的にテキスト化し、指定のMicrosoft Excelのファイルへデータを追加できるため、こうした転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った添付ファイルの内容を手作業で転記している方
- 請求書や申込書などのデータをMicrosoft Excelで管理している経理や総務担当の方
- OCRを活用したデータ入力の自動化によって、業務効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信をトリガーに、添付ファイルの読み取りからデータ追加までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を選択し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでYoomの独自機能である「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、抽出したテキストデータを指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Google Driveからファイルをダウンロードする際に、対象ファイルの保存先フォルダやファイル形式を細かく指定することが可能です。
- OCR機能では、読み取りたい文字の領域を指定したり、特定の項目（例：請求金額、会社名など）だけを抽出したりといったカスタムができます。
- Microsoft Excelへのデータ追加時には、追加先のファイルやワークシート、さらにデータを書き込む列（カラム）を自由に設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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