■概要
Gmailに届く請求書や申込書などのファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、Bubbleへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルの情報をOCR機能で自動で読み取り、その内容をBubbleへ追加する一連の流れを自動化し、データ入力業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルの内容を目視で確認し、Bubbleに手入力している方
- Bubbleでのデータ登録作業における入力ミスや、確認の手間を削減したい方
- OCR機能を活用して、PDFや画像ファイルからのデータ抽出業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からBubbleへのデータ登録までを自動化できるため、これまで手作業での転記や確認に費やしていた時間を短縮します。
- システムが自動で処理するため、転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBubbleをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。これにより、特定のラベルが付いたメールを受信した際にフローが起動します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、メールに添付されたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBubbleの「Thingを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとしたいメールのラベル名や、メールを確認する頻度を任意で設定してください。
- 分岐機能では、処理を分岐させる条件として、メールから取得した値（添付ファイルの有無など）を任意で設定できます。
- OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルや抽出したい項目、利用するAIモデルや言語などを自由に設定してください。
- Bubbleにデータを追加するアクションでは、登録先のデータタイプ名やフィールド、入力する値、また本番・開発環境などを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、BubbleのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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