Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、LINE WORKSに通知する

■概要

Gmailに届く請求書や発注書といった添付ファイル、その都度ダウンロードして内容を確認し、関係者に連絡するのは手間ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Gmailで受信した添付ファイルを自動でOCRが読み取り、抽出したテキスト情報をLINE WORKSへ通知できます。これにより、手作業による確認や連絡の手間を省き、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届く請求書などのPDFファイルを手作業で確認・転記している経理担当者の方
• 受信した書類の内容をLINE WORKSで関係者に都度手動で共有している方
• 書類の確認漏れや手入力による転記ミスをなくし、業務の正確性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点に添付ファイルの読み取りからLINE WORKSへの通知までを自動化し、定型業務にかかる時間を短縮します。
• 手作業によるファイルの確認漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとLINE WORKSをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。これにより、特定のメールが届いた際にフローが起動します。
3. 続けて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、トリガーで取得した添付ファイルを読み取ります。
4. 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキスト情報を含んだメッセージを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定では、読み取った画像やPDFファイルから抽出したいテキスト項目を任意で設定できます。例えば、請求書から「会社名」「請求日」「合計金額」といった特定の情報を指定して抽出することが可能です。

■注意事項

• Gmail、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。