Googleフォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、LINE WORKSに通知する

■概要

Googleフォームで受け付けた申込書や請求書などの添付ファイル、その内容を確認して手動でLINE WORKSに通知する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Googleフォームへの回答送信をきっかけに添付されたファイルをOCRが自動で読み取り、その内容をLINE WORKSへ通知する一連の流れを自動化することが可能です。作業の手間を省き、確認漏れを防ぐことに繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受信した添付ファイルの内容確認と共有に手間を感じている方
• 手作業によるファイル内容の確認や転記で、入力ミスや通知漏れに課題を感じている方
• OCRを活用して、紙媒体やPDFの情報をデータ化し、業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答からファイル取得・OCRでの読み取り・通知までを自動化し、手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮します。
• 手作業による内容の確認ミスや、LINE WORKSへの通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google フォーム、Google Drive、LINE WORKSをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータ化します。
5. 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を任意のトークルームに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームで設定する質問項目は、業務内容に合わせて自由にカスタマイズしてください。
• Googleフォームで送信された添付ファイルの保存先となるGoogle Driveのフォルダは任意で設定が可能です。
• OCR機能では、読み取ったテキストデータの中から、通知したい特定の項目のみを抽出するように設定できます。
• LINE WORKSへの通知先トークルームは任意で設定可能です。また、通知するメッセージには、OCRで読み取った内容を変数として組み込めます。

■注意事項‍

• Googleフォーム、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。