Boxにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Discordに通知する

■概要

Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容を一つひとつ確認し、関係部署に手動で連絡する作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxに特定のファイルがアップロードされたことをきっかけに、YoomのOCR機能がファイル内容を自動で読み取り、その結果をDiscordへ通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに格納されるファイルの内容確認と通知を手作業で行っている方
• Discordを主な連絡ツールとしており、迅速な情報共有を実現したいチームの方
• 書類の目視確認や手入力による転記作業をなくし、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイル格納から内容の読み取り、Discordへの通知までを自動化でき、これまで手作業に費やしていた確認・連絡業務の時間を短縮します。
• システムが自動で処理を行うため、ファイルの見落としや連絡漏れ、転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
5. 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、自動化の対象としたい特定のフォルダをコンテンツIDで指定してください。
• ファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーで取得したファイルのコンテンツIDを指定します。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルの添付方法や抽出したい項目、利用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。
• Discordへメッセージを送信するアクションでは、通知したいチャンネルをチャンネルIDで指定してください。

■注意事項

• Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。