■概要
Gmailで受け取る請求書や申込書などの添付ファイル、その都度内容を確認して手作業でデータ入力するのは手間ではありませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールの添付ファイルをOCR機能で自動で読み取り、その内容をAirtableへ登録する一連の業務を自動化できるため、このような課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く帳票などの添付ファイルの内容を手作業でAirtableに転記している方
- 手入力によるデータ転記での入力漏れやミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
- 定型的なデータ入力作業から解放され、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailのチェックからAirtableへの登録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、目視での確認や手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで受信したメールの添付ファイルを取得し、OCR機能でファイル内の文字情報を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったデータを指定のテーブルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するために、件名や送信元アドレスなどのキーワードを任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取る書類のフォーマットに合わせて抽出したい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定できます。
- Airtableにレコードを作成する際、どのテーブルにデータを追加するかを任意で設定し、OCRで読み取ったどの値をどの項目に登録するかなど自由に設定可能です。
■注意事項
- Gmail、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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