■概要
Googleフォームで受け付けた申込書や請求書など、添付ファイルの確認と内容の転記に手間がかかっていませんか？
手作業での確認は時間がかかり、対応の遅れや入力ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルを自動でOCR処理し、読み取った内容をGmailで即座に通知できるため、面倒な確認作業から解放され、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取る添付ファイルの内容確認や転記に時間を費やしている方
- 申込書や請求書などの手動でのデータ入力で、ミスや対応漏れをなくしたい方
- フォームからの申請内容を迅速に把握し、素早い対応を実現したい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答と同時に添付ファイルが自動でOCR処理され、内容が通知されるため、手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずにファイルの内容をテキストデータ化するため、読み間違いや転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルを指定して読み取りを実行します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めて指定のアドレスに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーでは、実際に利用するご自身のフォームを選択して設定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際、ファイルIDにはトリガーで取得したGoogleフォームの添付ファイルの情報を動的に設定します。
- OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、抽出する項目（氏名、住所、金額など）を任意で設定できます。
- Gmailで通知を送るアクションでは、宛先、件名、本文の内容を自由にカスタマイズし、OCRで読み取った情報を盛り込むことが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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