Slackで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailで通知する

※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。

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■概要

Slackに送られてくる請求書や見積書などの添付ファイルを都度手作業で確認し、内容を転記してメールで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルにファイルが投稿されると、自動でファイルの内容をOCRが読み取り、その結果をGmailで関係者に通知するため、手作業による確認や転記作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで受け取る請求書などの書類を手作業で処理している経理や営業事務担当の方
• 受信した書類の内容を関係者に迅速かつ正確に共有したいと考えているチームリーダーの方
• 書類処理における転記ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackにファイルが投稿されると自動で処理が進むため、これまで手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
• 人の手によるデータ入力や転記作業が不要になるため、入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。
3. 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定してテキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めて自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定しているSlackは、ChatworkやMicrosoft Teamsなど、お使いの他のチャットツールに変更することも可能です。
• OCR機能で読み取る項目は、書類の種類に応じて、請求金額や支払期日、取引社名など、任意で設定できます。
• Gmailで送信するメールの宛先や件名、本文は、OCRで読み取った情報などを活用して自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項

• SlackとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
• 無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。