Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Airtableに追加する

■概要

Outlookで受信する請求書などの添付ファイル、その都度手動で内容を確認してAirtableに入力していませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付ファイルを自動でOCR処理してテキスト化されたデータをAirtableへ直接登録できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取る請求書などをAirtableで管理している経理・営業事務の方
• 手作業によるデータ転記での入力ミスや作業時間の長さに課題を感じている方
• OCRを活用した業務自動化によって、チームの生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信から添付ファイルの読み取り・Airtableへの登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うため、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎデータの正確性を保つことができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとAirtableをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
5. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータをAirtableのテーブルに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールを特定するために、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
• OCR機能では、抽出したい項目や範囲を自由にカスタムすることが可能です。
• Airtableにレコードを作成する際、データの登録先となるベースやテーブルは任意で設定できます。また、登録内容は前段のOCRで抽出した値などを変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項‍

• Outlook、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。