■概要
受け取ったファイルの内容を、一つひとつ確認してConfluenceに転記する作業に手間を感じていませんか。
手作業では転記ミスや抜け漏れが発生し、情報の正確性が損なわれることもあります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームで回答された際の添付ファイルを自動でOCR処理します。
さらに、読み取った内容をConfluenceのページにコメントとして追加できるため、スタッフの負担削減と作業時間の短縮が見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったファイルの内容を手作業でConfluenceに転記している方
- ファイルの文字起こしやデータ入力におけるヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- 定型的なドキュメント管理業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からファイル内容の読み取り、Confluenceへのコメント追加までを自動化し、手作業での転記にかかっていた時間を短縮します。
- 手作業による文字の読み間違いや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、ConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページにフッターコメントを追加」を設定し、抽出したテキストを任意のページに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取り先ファイルのどの部分のテキストを抽出するかを任意で設定できます。
- Confluenceにコメントを追加する際、OCRで読み取ったテキストなど、前のステップで取得した情報を変数として本文に埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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