■概要
Gmailに届く請求書や注文書などの添付ファイルを、都度手作業で確認しSlackで共有していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れや確認ミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルを自動でOCRが読み取り、抽出したデータをSlackへ通知できるため、手作業による確認・共有作業を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの確認、共有作業に手間を感じている経理や営業事務の方
- 添付ファイルの内容を手作業で確認し、Slackで報告しているチームの担当者の方
- 書類の確認漏れや転記ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmail受信からSlackへの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた添付ファイルの確認や共有にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの確認漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、メールに添付されたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「請求書」や「至急」など、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取るファイルの中から「件名」「金額」「支払期日」など、抽出したい項目を任意で設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを任意で指定できます。また、メッセージ本文には固定のテキストに加え、OCRで抽出した情報などを変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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