Googleフォームから送信されたタイムカードPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

従業員からGoogleフォームで提出されるタイムカードPDFの内容を、毎回手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。目視での確認やデータ入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル提出をきっかけに、OCRがPDFの内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートに追加するため、勤怠管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで勤怠管理を行っている人事・労務担当者の方
• タイムカードのPDFからのデータ転記作業を自動化し、入力ミスを削減したいと考えている方
• 従業員からの申請内容の集計や管理業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの申請と同時にデータが自動で転記されるため、これまで手作業で行っていた集計や入力業務の時間を削減できます。
• システムがPDFからテキストを正確に読み取り転記するため、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、YoomとGoogleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートを連携します。
2. トリガーとしてフォームトリガーを選択し、指定のGoogleフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveのアクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、取得したPDFファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 次に、繰り返し処理機能を用いて、抽出した複数のデータを個別に処理できるようにします。
6. 最後に、Google スプレッドシートのアクションを設定し、処理したデータを指定のシートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクションでは、タイムカードのPDFファイルから抽出したい項目（氏名、日付、勤務時間など）を任意で設定できます。
• Google スプレッドシートにデータを追加するアクションでは、OCRで読み取ったどの情報を、スプレッドシートのどの列に書き込むかを自由に設定できます。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• ‍OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。