Googleフォームで送信された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームで受け付けた英語の書類や画像の内容を、手作業で転記するのに手間や時間がかかっていませんか。また、手作業による転記ミスや確認漏れは、業務の正確性を損なう原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが添付・送信されると、OCR機能が自動で英語の文字情報を読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに追加できます。これにより、課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った英語書類の内容を手作業で転記している方
• 海外とのやり取りが多く、英語ドキュメントのデータ化を効率化したいと考えている方
• 手作業による入力ミスをなくし、データ管理の正確性を高めたいチームの担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、添付ファイルの文字抽出から転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、対象のGoogleフォームが送信されたら起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveのアクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、取得したファイルから英語テキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートのアクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、どの項目を読み取りテキストを抽出するか任意でカスタマイズ可能です。
• Google スプレッドシートのアクション設定で、OCR機能によって抽出したテキストデータを、どのシートのどの列に記録するかを任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。