■概要
Google Driveにアップロードした契約書や議事録の内容を確認し、要点をまとめてNotionに手作業で転記する、といった定型業務に時間を要していませんか。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でOCRが文字を読み取り、DeepSeekが内容を要約し、Notionのデータベースに情報を追加します。一連の情報集約プロセスを自動化し、手作業による手間や転記ミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとNotionでドキュメントやタスクを管理しているすべての方
- 契約書やレポートなど、長文のPDFファイルを確認・要約する機会が多い方
- 情報収集から記録までの一連のプロセスを自動化し、業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロード後の内容確認、要約、転記作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることが可能になります。
- 手動でのコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや要約の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、DeepSeek、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 続けて、OCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、DeepSeekの「テキストを生成」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを要約するよう指示します。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、DeepSeekが生成した要約結果などをデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、フローボットを起動させたい監視対象のフォルダを任意で指定してください。
- OCRで文字を読み取る際、ファイルのどの部分からテキストを抽出するかなどを任意で設定できます。
- DeepSeekのアクションでは、OCRで取得したテキストを変数として利用し、「この文章を要約してください」といった指示（プロンプト）を自由に設定可能です。
- Notionにレコードを追加する際、どのデータベースに追加するか、また各項目にファイル名や要約結果など、どの情報を割り当てるかを柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Google Drive、DeepSeek、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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