■概要
日々の業務でGoogle Driveにアップロードされる契約書や請求書などの内容を確認し、要約して関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能による文字情報の読み取りからDeepSeekによる内容の要約、そしてOutlookでのメール送信までを自動化します。手作業による確認や転記の手間を解消し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで受け取る書類の内容確認と共有を手作業で行っている方
- OCRやAI（DeepSeek）を活用して、書類の要約作業を効率化したいと考えている方
- 複数SaaS間の情報連携を自動化し、定型業務の時間を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードから内容確認、要約、メール送信までの一連の流れが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや要約内容の漏れ、メールの送信忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、DeepSeek、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 続いて、オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、要約した内容を本文に含めて自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、読み取ったPDFや画像ファイルから抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
- DeepSeekでの要約時には、プロンプト（指示文）を自由に設定でき、OCRで抽出したテキストを変数として利用できます。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を任意で設定でき、DeepSeekで生成した要約などを変数として挿入することも可能です。
■注意事項
- Google Drive、 DeepSeek、 OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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