■概要
Googleフォームで受け取った申込書や請求書などの添付ファイルを都度開き、内容を確認して関係部署に共有する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルの内容をOCR機能が自動で読み取り、その結果をGoogle Chatに通知できます。これまで手作業で行っていたプロセスを自動化し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイルを受け付け、内容確認や転記に手間を感じている方
- 手作業での確認や共有で発生する、見落としや連携ミスなどの課題を解消したい方
- Google Chatを活用し、チームへの情報共有のスピードを向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から内容の読み取り、関係者への通知までが自動化されるため、一連の確認作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による確認漏れや転記ミス、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のスペースに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、質問項目やファイルアップロードの設定などを、業務に合わせて任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取るファイルから抽出したい特定の項目（例：金額、会社名など）を任意で設定することが可能です。
- Google Chatでは、通知メッセージのフォーマットや、通知を送信するスペースなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
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