Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Groqで要約してGoogle Chatに通知する

■概要

Google Driveに保存された請求書や議事録などの内容を確認し、要約してチームに共有する作業は、時間のかかる定型業務ではないでしょうか。
ファイルを開き、内容を読み取り、要約を作成してチャットツールに投稿する一連のプロセスは、手作業では手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、OCRでの文字読み取りからGroqによる要約、Google Chatへの通知までを自動化し、こうした情報共有の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveでドキュメントを管理し、内容の確認や共有を手作業で行っている方
• OCRやAIを活用し、書類からのテキスト抽出や要約作成を自動化したいと考えている方
• Google Chatでの情報共有を迅速化し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル保存から内容の読み取り、要約、通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮することができます。
• 手作業による内容の読み間違いや要約の抜け漏れ、チャットへの通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Groq、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. その後、オペレーションでGroqの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約するように指示します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信する」アクションを設定し、生成された要約を指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。また、ファイルをダウンロードする際には、トリガーで取得したファイルのIDを動的に指定します。
• AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、対象ファイルの添付方法や読み取り言語などを業務内容に合わせて設定してください。
• Groqでテキストを生成するアクションでは、利用するモデルIDを指定し、どのような要約を作成するかといった指示（メッセージリスト）を自由にカスタマイズしてください。
• Google Chatへのメッセージ送信アクションでは、通知先となるスペースのリソース名を指定し、要約結果を含んだメッセージ本文を任意の内容に設定してください。

■注意事項

• Google Drive、Groq、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336‍
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。