■概要
定期的に特定のBoxフォルダ内を確認し、更新されたファイルの一覧をチームに共有する作業は、単純でありながらも手間のかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、指定した日時にBoxフォルダ内のファイル一覧を自動で取得し、Discordへ通知する一連の流れを自動化できます。
これにより、手作業による確認や共有の手間を省き、報告漏れなどのミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存されたファイルの更新状況を、定期的にチームへ共有している方
- BoxとDiscordを日常的に利用しており、手作業での情報連携に非効率を感じている方
- ファイル管理に関する報告業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的にファイル一覧が共有されるため、これまで手作業での確認や通知に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での対応による通知漏れや、ファイル情報の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで、このワークフローを実行したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで、情報を取得したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、Boxから取得したファイル一覧を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、Cron式を活用することで「毎月末の午前10時」といった、より詳細な日時での実行設定が可能です。
- Boxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションでは、対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Discordへの通知内容は自由にカスタマイズできるほか、通知先をSlackやChatworkなど、他のチャットツールに変更することも可能です。
■注意事項
- Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
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