定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Google Chatに通知する

■概要

Boxに保存しているファイルを確認する際、都度フォルダを開いて目視でチェックする作業に手間を感じてはいないでしょうか。
また、手作業での確認は、重要な更新情報の見落としに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、指定したBoxフォルダ内のファイル一覧を定期的に自動で取得し、Google Chatへ通知することが可能で、こうしたファイル管理に関する課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとGoogle Chatを連携させ、ファイル共有や確認作業を効率化したいと考えている方
• Boxに保存されたファイルの定期的な棚卸しや、チームへの共有を自動化したい情報システム担当者の方
• ファイル共有の抜け漏れを防ぎ、チーム内の情報共有の精度を高めたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュールに合わせて自動でファイル一覧が通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うので、手動での確認作業で起こりがちな見落としや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで定期実行のスケジュールを設定します。
3. 続けて、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで一覧を取得したいフォルダを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したファイル一覧情報を任意のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定では、Cron式を用いることで「毎日午前9時」といった、より詳細な実行タイミングを自由に設定できます。
• Boxでファイル一覧を取得するフォルダは、コンテンツIDを指定することで任意のフォルダに変更することが可能です。
• Google Chatへの通知内容は、ファイル名や更新日時などBoxから取得した値を自由に選択できます。
  また、通知先をSlackやChatworkなどの他のチャットツールに変更することもできます。

■注意事項

• Box、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336