Google Meetで会議が終了したら、録画URLをGmailで共有する

■概要

Google Meetでの会議後、録画の生成を待ってからURLをコピーし、関係者にメールで共有する作業に手間を感じていませんか。
この一連の作業は定型的でありながら、共有漏れや遅延が発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画URLを含むメールがGmailで自動送信されるため、こうした共有作業の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、終了後の録画共有に手間を感じている方
• 会議の議事録やナレッジ共有を効率化したいチームリーダーやマネージャーの方
• 手作業による共有漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議終了後、録画生成を待って手動で共有する一連の作業が自動化され、時間を短縮することができます。
• 手作業によるURLの貼り間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google MeetとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで待機機能を設定し、録画ファイルが生成されるまで任意の時間待機させます。
4. 次に、オペレーションでGoogle Meetの「レコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画のURLなどを取得します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した録画情報を含むメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定するGoogle Meetは、Zoomなどの他のオンラインミーティングアプリに変更することも可能です。
• 録画ファイルが生成されるまでの待機時間は、ご利用の環境に合わせて任意で設定を調整してください。
• Gmailで送信するメールの本文や件名は、Google Meetから取得した値を活用して自由に作成でき、通知先をSlackやChatworkなどのアプリに変更することも可能です。

■注意事項

• Google Meet、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。