Google Meetで会議が終了したら、録画URLをGmailで共有する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google Meet

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Google Meetでの会議後、録画の生成を待ってからURLをコピーし、関係者にメールで共有する作業に手間を感じていませんか。
この一連の作業は定型的でありながら、共有漏れや遅延が発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画URLを含むメールがGmailで自動送信されるため、こうした共有作業の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Google Meetでの会議が多く、終了後の録画共有に手間を感じている方
会議の議事録やナレッジ共有を効率化したいチームリーダーやマネージャーの方
手作業による共有漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

会議終了後、録画生成を待って手動で共有する一連の作業が自動化され、時間を短縮することができます。
手作業によるURLの貼り間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

はじめに、Google MeetとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションで待機機能を設定し、録画ファイルが生成されるまで任意の時間待機させます。
次に、オペレーションでGoogle Meetの「レコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画のURLなどを取得します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した録画情報を含むメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

トリガーに設定するGoogle Meetは、Zoomなどの他のオンラインミーティングアプリに変更することも可能です。
録画ファイルが生成されるまでの待機時間は、ご利用の環境に合わせて任意で設定を調整してください。
Gmailで送信するメールの本文や件名は、Google Meetから取得した値を活用して自由に作成でき、通知先をSlackやChatworkなどのアプリに変更することも可能です。

■注意事項

Google Meet、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「待機する」オペレーションは、パーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

このテンプレートを試してみる

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使用しているアプリについて

Google Meet

YoomではGoogle MeetのAPIとノーコードで連携し、API経由でGoogle Meetの操作を自動化することができます。例えば、Google Meetの会議が終了したら自動で議事録を作成し、NotionやGoogleドキュメントに格納したり、Google Meetの会議スペースを作成し、メールで会議URLを送信するといったことが可能です。