Outlookでメールを受信したら、Google Chatに通知する

■概要

Outlookで受信した重要なメールを、他のアプリを使用している関係者に手作業で共有していませんか？
それらの作業は手間がかかるだけでなく、通知漏れや共有の遅れといったリスクにも繋がります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の条件に合致したメールを受信した際に、その内容を自動でGoogle Chatに通知できます。
情報共有に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したメールを、都度Google Chatで手動共有している方
• 重要なメールの見落としを防ぎ、チームへの情報伝達を迅速化したいと考えている方
• 手作業による情報共有の手間をなくし、本来の業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をトリガーに自動で通知が飛ぶため、これまで情報共有にかかっていた時間を短縮することができます。
• 手作業でのコピー＆ペーストが不要になるため、情報の転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」のアクションを設定して、受信したメールの内容を通知するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいメールが格納される監視対象のフォルダを指定してください。
• Google Chatへメッセージを送信するアクションでは、通知先のスペースを指定してください。
  メッセージ本文にはOutlookで受信したメールの件名や本文などの情報を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• OutlookとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336