毎日Notionデータベース内から本日が期限になっているデータを取得してOutlookに通知する

■概要

Notionでタスク管理をしているものの、毎日データベースを開いて期限を確認し、手作業でリマインド通知を作成することに手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にNotionのデータベースを自動でチェックし、期限が本日になっているタスク情報をOutlookで自動通知できます。タスクの確認漏れや通知忘れといった課題を解消し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionでタスク管理を行い、Outlookでチームや自分宛にリマインドしている方
• チームのタスク期限の確認と通知作業に、手間や時間を取られているマネージャーの方
• 日々の定型的なリマインド業務を自動化し、業務全体の生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎朝Notionを開いて期限を確認し、通知メールを作成する作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で通知するため、タスクの見落としや通知の送り忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な期限管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定して、毎日通知したい時刻を指定します。
3. 次に、オペレーションでNotionを選択し、「複数のレコードを取得する（最大１００件）」アクションで、本日が期限のタスクを取得するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、取得したタスク情報を記載した通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定では、毎日、平日のみ、特定の曜日など、通知を実行したいスケジュールを自由にカスタマイズできます。
• Notionのレコード取得アクションでは、対象としたいデータベースIDを指定したり、期限日で絞り込むためのフィルター条件を設定したりできます。
• Outlookのメール送信アクションでは、宛先、件名、本文の内容を自由に設定可能です。Notionから取得したタスク名などの情報を本文に差し込むこともできます。

■注意事項

• NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。