Slackに投稿されたファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

Slackで共有されるファイルを都度PDFに変換し、Google Driveに保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特にファイル形式がバラバラだと管理も煩雑になりがちで、手作業による変換ミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Slackにファイルが投稿されるだけで、RPAがPDFへ変換しGoogle Driveへ格納するまでを自動化するため、ファイル管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SlackとGoogle Driveでファイル管理をしており、手作業でのファイル変換に手間を感じている方
• 様々な形式のファイルをPDFに統一し、ドキュメント管理の標準化を図りたいと考えている方
• RPAを活用して、ブラウザ上で行う定型的なファイル変換作業の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへのファイル投稿を起点にPDF変換から格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」を設定して、対象のチャンネルを指定します。
3. 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
4. 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをPDF形式に変換する操作を記録します。
5. 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダを任意で設定することが可能です。
• ファイル名や格納先のフォルダ名に、Slackの投稿チャンネル名や投稿者名といった前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込み、動的に設定することもできます。

■注意事項

• Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691