■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手作業でファイルをGoogle Driveに保存し、さらに管理用のドキュメントを更新する作業は、手間がかかり更新漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの送信をきっかけに、添付ファイルのGoogle Driveへの自動保存とGoogleドキュメントへの記録追加が自動で実行されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイルを受け付け、Google Driveでの手動保存に手間を感じている方
- 提出されたファイルの管理や、Googleドキュメントへの記録更新を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの保存ミスや、管理ドキュメントへの記入漏れを防ぎたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からファイル保存、ドキュメント更新までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存場所の間違いや、管理ドキュメントへの記入漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイルアップロードを含むフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、ファイルの提出記録などを自動で追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームの質問項目やファイルアップロードの設定は、用途に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Google Driveへファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダを任意で指定する必要があります。
- Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、更新対象のドキュメントIDを指定し、フォームの回答内容などを含めた追記テキストを自由に設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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