Googleフォームから送信されたファイルを任意のGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
Googleフォームから送信されたファイルを任意のGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Googleフォーム
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手作業でファイルをGoogle Driveに保存し、さらに管理用のドキュメントを更新する作業は、手間がかかり更新漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの送信をきっかけに、添付ファイルのGoogle Driveへの自動保存とGoogleドキュメントへの記録追加が自動で実行されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイルを受け付け、Google Driveでの手動保存に手間を感じている方
- 提出されたファイルの管理や、Googleドキュメントへの記録更新を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの保存ミスや、管理ドキュメントへの記入漏れを防ぎたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からファイル保存、ドキュメント更新までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存場所の間違いや、管理ドキュメントへの記入漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイルアップロードを含むフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、ファイルの提出記録などを自動で追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームの質問項目やファイルアップロードの設定は、用途に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Google Driveへファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダを任意で指定する必要があります。
- Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、更新対象のドキュメントIDを指定し、フォームの回答内容などを含めた追記テキストを自由に設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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