Gmailで問い合わせを受信したら、Google Chatに通知する

■概要

Gmailで受信する重要な問い合わせを、都度チームに共有するのは手間がかかるうえ、見落としや共有遅延のリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でGoogle Chatに通知できます。
問い合わせ対応の初動を迅速化し、チームでの情報共有を円滑にすることで対応漏れを防げるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する重要な問い合わせを、チームへ迅速に共有したいと考えている方
• 手作業による問い合わせの転送や通知に手間を感じ、見落としをなくしたい方
• Google Chatを活用して、チームのコミュニケーションをより円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで問い合わせメールを受信後、自動でGoogle Chatに通知されるため、手動での共有作業がなくなり、対応の初動を早めることができます。
• 重要な問い合わせの共有漏れや、連絡の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム全体での対応品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージを送信」アクションを設定することで、受信したメールの情報を指定したスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「お問い合わせ」「資料請求」など）を自由に設定してください。
• Google Chatへの通知アクションでは、通知を送りたいスペースを自由に設定でき、Gmailから取得した値をメッセージに組み込めます。

■注意事項

• Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336