Outlookで問い合わせを受信したら、Google Chatに通知する

■概要

Outlookに届くお客様からの問い合わせや重要な連絡を、チームのメンバーに共有する際に、転送やコピー＆ペーストの手間がかかっていませんか。
確認漏れや共有の遅れが、対応の遅延に繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、その内容を自動でGoogle Chatに通知できます。
問い合わせ対応の初動を迅速化し、チーム全体の情報共有を円滑にしましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookに届く問い合わせの確認漏れや対応の遅れに悩んでいる方
• 問い合わせ内容をチームで利用するGoogle Chatで、すばやく共有したいと考えている方
• 手作業による情報伝達の手間をなくし、顧客対応の質を高めたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するたびに、自動でGoogle Chatに通知されるため、担当者が内容を確認し、共有するまでの時間を短縮できます。
• 手動でのコピペや転送作業が不要になるため、連絡漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、受信したメールの内容を指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいメールの件名に含まれるキーワードや、監視対象とするフォルダを任意で設定してください。
• Google Chatへの通知アクションでは、通知先のスペースや、Outlookから取得した値を含むメッセージを自由に設定できます。

■注意事項

• Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336