Jotformでタスクが送信されたら、Google Chatに通知する

■概要

Jotformで集めたアンケートやタスク依頼の情報を、チームに共有するために手作業でコピー＆ペーストしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅れや転記ミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformでフォームが送信された際に、その内容を自動でGoogle Chatに通知できます。これにより、情報共有を迅速かつ正確に行い、チームの連携をスムーズにします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで受け付けた情報を、手作業でGoogle Chatに共有している方
• フォームからの通知の見逃しや、チームへの共有遅れをなくしたいと考えている方
• JotformとGoogle Chatを活用し、情報共有のスピードを上げたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへのフォーム送信をトリガーに、内容が自動でGoogle Chatへ通知されるため、手作業での情報共有にかかる時間を短縮できます。
• 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になることで、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. 1. はじめに、JotformとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 3. 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
4. 4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したフォームの回答内容を記載して特定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定では、通知の対象としたいフォームを任意で設定してください。また、フォーム内の質問項目も自由にカスタマイズが可能です。
• Google Chatにメッセージを送信するアクションでは、通知先のスペースや宛先（メンション）を任意で設定できます。フォームの回答内容と合わせて、メッセージ本文も自由に編集してください。

■注意事項

• JotformとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581