■概要
日々大量に届くメールの中から重要な情報を見つけ出し、Notionに手作業で転記する業務に時間を取られていませんか。手動での対応は、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールの内容をAIが自動で要約し、Notionのデータベースへ追加する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する大量のメールから、重要な情報を効率的に収集したいと考えている方
- 収集した情報をNotionで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- チーム内での情報共有を円滑にし、担当者の対応漏れなどを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したメールをAIが自動で要約してNotionへ追加するため、情報収集や転記にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による転記作業をなくすことで、内容の入力ミスや重要な情報の見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、受信したメール本文を対象に「要約する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約された内容を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の要約アクションでは、目的に応じて要約の粒度や抽出したい項目などを任意でカスタムできます。
- Notionに追加する際、対象のデータベースを任意で設定可能です。また、各プロパティには、前段のAI機能で取得した要約結果を変数として埋め込んだり、定型文を固定値として設定したりできます。
■注意事項
- Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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