Microsoft Teamsに投稿された問い合わせにGmailで自動返信する

■概要

Microsoft Teamsの特定チャネルに寄せられる問い合わせに対し、一件ずつ内容を確認して手動でメール返信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに特定のメッセージが投稿された際にAIが内容を判断し、Gmailから一次対応のメールを自動で送信できます。これにより、問い合わせ対応の初動を迅速化し、返信漏れなどのミスを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsを社内外の問い合わせ窓口として利用しているカスタマーサポート担当者の方
• 社内ヘルプデスクの一次対応を自動化し、業務を効率化したい情報システム部門の方
• 定型的な返信業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの投稿を起点に自動でメールが送信されるため、これまで手作業での確認や返信に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動対応による返信漏れや遅延、内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、対応品質の安定化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というトリガーアクションを設定し、監視対象のチャネルを指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Teamsの投稿内容から返信に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した情報を用いて作成したメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、どのチャネルに投稿されたメッセージをフローボットの起動条件とするか、任意で設定してください。
• AI機能のオペレーションでは、問い合わせ内容からどのような情報を抽出するか、プロンプト（指示文）を自由に設定してください。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信元のメールアドレスや件名、本文の内容などを任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。