Microsoft Teamsに投稿された問い合わせにGmailで自動返信する

Microsoft Teamsに投稿された問い合わせにGmailで自動返信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
Microsoft Teams
を自動連携できます。
No items found.

■概要

Microsoft Teamsの特定チャネルに寄せられる問い合わせに対し、一件ずつ内容を確認して手動でメール返信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか?このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに特定のメッセージが投稿された際にAIが内容を判断し、Gmailから一次対応のメールを自動で送信できます。これにより、問い合わせ対応の初動を迅速化し、返信漏れなどのミスを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Microsoft Teamsを社内外の問い合わせ窓口として利用しているカスタマーサポート担当者の方
  • 社内ヘルプデスクの一次対応を自動化し、業務を効率化したい情報システム部門の方
  • 定型的な返信業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Microsoft Teamsの投稿を起点に自動でメールが送信されるため、これまで手作業での確認や返信に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手動対応による返信漏れや遅延、内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、対応品質の安定化に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Microsoft TeamsとGmailをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というトリガーアクションを設定し、監視対象のチャネルを指定します。
  3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Teamsの投稿内容から返信に必要な情報を抽出します。
  4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した情報を用いて作成したメールを自動で送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Microsoft Teamsのトリガー設定では、どのチャネルに投稿されたメッセージをフローボットの起動条件とするか、任意で設定してください。
  • AI機能のオペレーションでは、問い合わせ内容からどのような情報を抽出するか、プロンプト(指示文)を自由に設定してください。
  • Gmailでメールを送信するアクションでは、送信元のメールアドレスや件名、本文の内容などを任意で設定してください。

注意事項

  • Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
Gmailで受け取った内容をLINEに通知する
Gmail受信メールをLINE公式アカウントへ自動通知するフローです。外出先でも担当者がスマホで内容を把握でき、見逃しや対応遅延を抑えます。
受信メールの内容をYoomデータベースに登録
メールを受信したら、メールの内容をYoomデータベースに自動的に記載します。オペレーションを追加すれば、データベースへ情報を登録後、自動的にメールに返信することも可能です。
メールで受け取った音声データを文字起こしおよび要約して、メール送信者へ再度メールで返信する
メールで受信した音声ファイルから文字起こしを行い、要約後送信者に対して要約内容を返信します。
GmailのメッセージをDiscordへ転送する
GmailのメッセージをDiscordのテキストチャンネルへ転送するフローです。内容を自動で転送することで、チーム全体への情報共有を即座に行うことができます。受信内容を引用してチャットを送付するため、手入力によるミスを防ぐことができます。
Gmailで受け取ったファイルをYoomメールに転送して、OneDriveに保存する
Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存することができます。ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーを防止し、業務の効率化を図ることができます。
YoomデータベースからGmailでメールを送る
Yoomデータベースからデータベース内の情報を用いてGmailでメールを自動送信します。送信先のアドレスや送信者名、本文や件名も自由にカスタマイズ可能です。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Gmail
Gmail
を使ったテンプレート
Microsoft Teams
Microsoft Teams
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
Microsoft Teams
YoomではMicrosoft TeamsのAPIをノーコードで活用することができます。TeamsとYoomを連携することで、Teamsへの通知を自動化したり、Teamsのカレンダーに自動的に予定を登録することが可能です。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  利用開始まで
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる