Gmailで受信したアンケート結果をMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Gmailで受信したアンケート結果を、確認の都度Microsoft Teamsへ手動でコピー＆ペーストして共有する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、重要な情報共有である一方、対応漏れや転記ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のアンケートメールを受信するだけで、Microsoft Teamsの指定したチャンネルへ内容を自動で通知できます。これにより、情報共有の課題がスムーズに解消されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したアンケート結果の共有に手間を感じているマーケティングや営業担当者の方
• Microsoft Teamsを活用してチーム内の情報共有を円滑にし、対応速度を向上させたい方
• 手作業による情報共有での通知漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をトリガーに自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていたメールの確認や転記作業の時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による通知漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを投稿する」アクションを設定して、受信したメールの内容を基にした通知を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、件名、送信元、本文に含まれるキーワードなどを条件に指定し、通知対象としたいアンケート結果のメールを任意設定できます。
• Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知先のチームやチャンネル、メンションするメンバーを自由に選択し、メッセージ内容もアンケート結果の項目を盛り込むなど柔軟にカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。