Gmailで新規プロジェクト情報を受信したら、Microsoft Teamsにチャネルを作成する

■概要

新規プロジェクトが始まるたびに、関係者への情報共有やMicrosoft Teamsでのチャネル作成を手作業で行っていませんか。こうした手作業は対応に時間がかかるだけでなく、プロジェクト名の入力ミスや作成漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のプロジェクト情報を含むメールを受信するだけで、Microsoft Teamsに専用チャネルが自動で作成され、プロジェクトの立ち上げを円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでプロジェクトの開始連絡を受け、Microsoft Teamsで情報共有している方
• プロジェクト開始時の手作業でのチャネル作成に手間や時間を要しているチームリーダーの方
• 部署間の情報連携を迅速化し、プロジェクトの立ち上がりを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信をトリガーにチャネルが自動作成されるため、プロジェクト開始時の定型業務にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるチャネルの作成漏れや、プロジェクト名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有基盤を構築します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文からプロジェクト名などの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにチャネルを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」の設定では、フローを起動するきっかけとなるキーワード（件名や本文に含まれるテキスト）や、メールをチェックする間隔を任意で設定してください。
• OCR機能の「テキストからデータを抽出する」では、抽出の対象とするテキスト（Gmailから取得したメール本文など）や、抜き出したい項目（プロジェクト名、顧客名など）を任意で指定できます。
• Microsoft Teamsの「チャネルを作成」では、チャネルを作成するチームID、チャネル名、概要、また公開範囲（プライバシー）などを任意で指定できます。

■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。