Googleフォームで受信した情報をもとに、見積書を発行しBoxに格納する

■概要

Googleフォームで受け付けた見積もり依頼に対して、都度内容を確認しながら手作業で見積書を作成し、Boxへ格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleフォームが送信されたことをきっかけに、入力情報をもとに見積書を自動で作成し、指定のBoxフォルダへ格納する一連の流れを自動化します。これにより定型的な見積もり発行業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで見積もり依頼を受け、手作業で見積書を作成している方
• 作成した見積書をBoxで管理しており、手動でのアップロードに手間を感じている方
• 見積もり発行業務のヒューマンエラーをなくし、業務を標準化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの情報送信から見積書作成、Boxへの格納までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、迅速な対応を実現します。
• 手作業によるデータの転記ミスや、ファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、Google スプレッドシートのアクションを設定し、フォームから受け取った情報を基に見積書ファイルを生成します。
4. 最後に、オペレーションで、Boxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、生成された見積書ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームでは、見積書作成に必要となる会社名や数量など、収集したいデータ項目を任意でカスタマイズしてください。
• Google スプレッドシートでは、フォームから送信された情報が反映されるように、あらかじめ見積書のテンプレートを作成し設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。