■概要
Webフォームからの申し込みや問い合わせ後、都度請求書を作成して指定のフォルダに保存する作業は、件数が増えるほど手間がかかりませんか。
手作業による入力ミスや保存忘れは、ビジネスにおいて避けたいリスクの一つです。
このワークフローを活用すれば、送信されたフォームの内容をもとに請求書PDFを生成し、OneDriveの指定フォルダに保存するまでを自動化できます。
これにより、請求書発行に伴う一連の作業が効率化されるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの申し込みに応じて、都度手作業で請求書を発行している方
- Microsoft ExcelとOneDriveで請求書を管理しており、手入力に手間を感じている方
- 請求書発行業務のミスをなくし、より迅速に対応したいと考えている経理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から請求書PDFの生成、OneDriveへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、金額の誤入力や請求漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定します。
フォームで受け付けた情報をもとに請求書PDFが生成され、OneDriveの指定したフォルダにアップロードされます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、請求日や支払期限、顧客名といった請求書作成に必要な項目を任意で設定してください。
- Microsoft Excelで発行する書類の雛形には、現在お使いのフォーマットなどをアップロードして使用できます。
この雛形の変数部分に、フォームから取得した値を埋め込むように設定します。 - OneDriveに請求書PDFを保存する際、保存先のフォルダを任意で指定することが可能です。
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